01Закупка продуктов: звонки поставщикам и тетрадь шефа
Шеф-повар вечером пересчитывает кладовую, а утром диктует заказ нескольким поставщикам. Часть позиций заказали не в том объёме, часть забыли, и в обед выясняется, что нет нужного ингредиента. Цены у поставщиков меняются, а сравнивать их удаётся не всегда.
Агент берёт на себя подготовку и сравнение, не принимая решений за шефа:
- собирает остатки из учётной системы или таблицы и показывает, чего не хватит на ближайшие дни
- готовит черновики заказов по поставщикам в их удобном формате
- сравнивает цены из последних накладных и подсвечивает заметные изменения
- напоминает о поставках, которые должны прийти сегодня
- собирает для управляющего сводку по закупкам за период в BYN
02Меню, техкарты и себестоимость блюда
Когда меняется поставщик или цена продукта, меняется и себестоимость блюд, но пересчитывать каждую техкарту вручную долго. Агент помогает пересчитать, показывает блюда, где маржа заметно изменилась, и готовит материал для обсуждения с шефом. Что оставить в меню, что убрать и по какой цене подавать, решают шеф и управляющий.
Остатки и расход
Агент читает данные кладовой и продаж. Если остатки ведутся в таблице, начинаем с неё, а позже подключаем 1С или кассовую систему.
Проект заказа
По вашим нормам запаса агент предлагает перечень позиций. Шеф корректирует его с учётом событий, банкетов и сезона.
Согласование с поставщиками
Черновики заказов уходят поставщикам после подтверждения сотрудника. Ответы поставщиков агент собирает в одном месте.
Сверка накладных
Когда приходит товар, агент сверяет накладную с заказом и показывает расхождения. Претензию отправляет ответственный сотрудник.
03График смен: официанты, повара, администраторы
Управляющий составляет график с учётом пожеланий сотрудников, загрузки по дням недели и банкетов. Агент помогает собрать пожелания в чате, подготовить черновик графика и показать конфликты, например двое поваров в отпуске одновременно. Утверждает график управляющий, а сотрудникам сообщения уходят после его подтверждения. Вопросы трудовых норм уточняйте у юриста.
| Задача | Что делает агент | Кто решает |
|---|---|---|
| Заказ продуктов | Считает потребность и готовит черновик | Шеф-повар |
| Сравнение цен | Показывает изменения по накладным | Управляющий |
| График смен | Собирает пожелания и находит конфликты | Управляющий |
| Документы поставщиков | Готовит черновики с УНП и реквизитами | Бухгалтер |
04Недельная закупка до и после запуска помощника
Остатки пересчитывают вручную в конце дня
Агент показывает, чего не хватит на ближайшие дни
Заказы диктуют по телефону нескольким поставщикам
Агент готовит черновики заказов, шеф подтверждает отправку
Сравнение цен остаётся на уровне памяти шефа
Агент сравнивает цены по накладным и подсвечивает изменения
Графики смен собирают из личных сообщений
Агент собирает пожелания и предлагает черновик графика
Расхождения в накладных замечают после обеда
Агент сверяет накладную с заказом сразу при приёмке
У нас нет сложной учётной системы, подойдёт ли решение?
Да. Можно начать с таблицы остатков в Excel или Google и позже подключить 1С. Формат определяем после знакомства с вашей кухней.
Как быть с белорусскими документами поставщиков?
Агент готовит черновики документов с реквизитами и УНП контрагента, а проверяет и подтверждает бухгалтер. Налоговые вопросы уточняйте у бухгалтера.
Нужно ли обучать весь персонал?
Достаточно обучить тех, кто работает с закупками и графиками: шефа, управляющего и администраторов. Занятия проходят на ваших примерах.
Расскажите, как у вас устроена закупка продуктов, и мы подскажем, с какого процесса начать пилот.
Обсудить проект