01Зачем проводить аудит до запуска агента
Без аудита проект часто начинается с модной идеи, а не с реальной проблемы. Компания подключает нейросеть к процессу, который и так работает прилично, и не получает заметной пользы. Аудит помогает увидеть, где время тратится зря, и сэкономить на старте.
Кроме того, аудит снимает неопределённость для команды. Сотрудники заранее узнают, что именно будет меняться, и участвуют в обсуждении, а не получают готовое решение сверху.
02Из чего состоит наш аудит
Предварительное знакомство
Короткий разговор с руководителем: чем занимается компания, какие системы используются, что беспокоит больше всего.
Интервью с исполнителями
Беседуем с теми, кто делает работу руками: менеджерами, бухгалтерами, юристами, логистами. Они знают процесс изнутри, а схемы этого не показывают.
Карта процессов
Рисуем, как документ или обращение проходит путь от входа до результата: кто, в какой системе и за какое время делает каждый шаг.
Отбор кандидатов
Оцениваем каждый процесс по повторяемости, риску ошибки и доступности данных. Отбираем те, где агент даёт ощутимую помощь.
Итоговый отчёт
Собираем выводы в документ: что рекомендуем автоматизировать, в каком порядке и какие условия для этого нужны.
03Особенности аудита в белорусской компании
Мы учитываем местную практику: работу в 1С, Битрикс24 и amoCRM, обмен ЭСЧФ и электронными ТТН, сверку УНП контрагентов, договоры в белорусских рублях и взаимодействие с банками и таможней при внешней торговле. Эти участки часто содержат много ручных действий, поэтому им уделяется отдельное внимание. Оценку правовых вопросов оставляем юристу и бухгалтеру вашей компании.
04Что вы получите на руки
По итогам работы вы получаете документ, который понятен и руководителю, и исполнителям. В него входит:
- карту ключевых процессов с указанием систем и ответственных
- список процессов, подходящих для агента, с кратким обоснованием
- перечень процессов, которые пока разумнее не трогать, и причины
- порядок запуска: с чего начать пилот и как расширять охват
- список требований к доступам и данным со стороны вашей компании
05Как мы оцениваем кандидатов для агента
| Критерий | Что смотрим |
|---|---|
| Повторяемость | Как часто процесс выполняется и насколько похожи случаи между собой |
| Цена ошибки | К чему приводит неверный результат: к правке черновика или к потере клиента |
| Данные | Есть ли нужная информация в 1С, CRM, почте или таблицах и открыт ли доступ к ней |
| Участие человека | Где в процессе необходимо подтверждение и кто за него отвечает |
06Как проходит разговор с сотрудниками
Интервью строится вокруг конкретных дел, а не абстрактных вопросов. Мы просим показать последнюю выполненную задачу от начала до конца: открыть письмо, документ или карточку и рассказать, что именно сделано руками. Такой разбор быстро выявляет повторяющиеся шаги, лишние пересылки файлов и места, где информация переписывается вручную из одной системы в другую. Эти наблюдения затем ложатся в карту процессов.
07Что нужно от вашей команды во время аудита
Потребуется несколько часов времени руководителя и по часу-два времени у каждого интервьюируемого. Хорошо, если вы заранее назначите одного человека, который сможет быстро отвечать на наши вопросы и открывать нужные доступы.
Нужно ли останавливать работу на время аудита?
Нет. Мы подстраиваемся под график сотрудников, беседуем в удобное время и наблюдаем за обычной работой, не вмешиваясь в неё.
Можно ли заказать только аудит?
Да. Аудит оформляется как отдельный этап, и по его итогам вы сами решаете, продолжать ли внедрение с нами. Условия и цену называем по запросу.
Сколько процессов мы разберём?
Это зависит от размера компании. Обычно берём несколько ключевых процессов, где рутины больше всего, а остальные описываем кратко на уровне карты.
Хотите понять, где у вас лежит время сотрудников? Опишите компанию, и мы предложим формат аудита.
Оставить заявку