01Сверка в конце квартала: поток писем и одна таблица
К концу периода бухгалтерия рассылает акты сверки контрагентам, получает ответы в виде писем и сканов и вручную сопоставляет цифры. Где-то платёж пришёл позже, где-то не проведена отгрузка, где-то у партнёра другая дата. Такие расхождения нужно отыскать, объяснить и закрыть.
Трудоёмкая часть здесь не споры, а поиск: открыть карточку контрагента, найти нужные документы, сравнить суммы. Её мы и предлагаем отдать агенту.
02Что подготавливает агент
Подключение к 1С идёт через стандартный интерфейс OData, а права агента ограничены чтением нужных документов. На выходе бухгалтерия получает такой набор материалов, который можно сразу проверять и отправлять партнёрам:
- акт сверки по контрагенту за выбранный период из данных 1С
- черновик письма с актом, которое отправляет сотрудник бухгалтерии
- сопоставление присланного акта партнёра с вашим учётом по документам
- список расхождений с датами, суммами и предполагаемой причиной
- сводка по дебиторской задолженности с разбивкой по срокам
03Поиск причин расхождения
Сопоставляя два акта, агент не ограничивается итоговой разницей. Он сравнивает документы построчно и подсказывает вероятные причины: платёж проведён в другом периоде, возврат не отражён, цена в накладной отличается от договора, документ задвоен. Окончательный вывод делает бухгалтер, который знает договорённости с партнёром.
| Причина расхождения | Как её видит агент | Что делает человек |
|---|---|---|
| Платёж в другом периоде | Находит платёж по сумме и контрагенту с иной датой | Подтверждает и уточняет у партнёра |
| Документ не проведён | Видит отгрузку без записи в учёте | Оформляет документ |
| Разные цены | Сравнивает цену накладной с договором | Решает, чья цена верна |
04Дебиторка под присмотром
Дебиторская задолженность важнее раз в квартал и должна быть видна каждую неделю. Агент собирает список клиентов с просроченными платежами, готовит черновики напоминаний с учётом договорных сроков и предлагает менеджеру, кому позвонить. Отправляет письма и решает, как строить разговор, сотрудник. В белорусских реалиях в сверку входят акты, счета и накладные в белорусских рублях и валюте, проверка УНП контрагента, ЭСЧФ на портале налоговых органов. Правовые вопросы уточняйте у юриста или бухгалтера.
Подключается ли агент к 1С напрямую?
Подключение идёт через стандартный интерфейс OData. Ваш специалист по 1С открывает нужные объекты и создаёт служебного пользователя, для сверок обычно достаточно права на чтение.
Как агент читает акты партнёров?
Он разбирает письма с вложениями и сканы, выделяет суммы, даты и документы и сопоставляет их с вашим учётом. Неуверенные места агент помечает для проверки бухгалтером.
Сколько времени пройдёт до первого результата?
Срок называем после аудита. Пилот на одном потоке, например на сверке с основными контрагентами, занимает недели, а не месяцы.
Назовите, сколько у вас контрагентов на ежеквартальной сверке, и мы предложим формат пилота.
Оставить заявку