01Остатки в зале и остатки в базе
Заведующий аптекой смотрит на полки, а в учётной системе видит другие цифры. Один товар закончился раньше времени, другой лежит и приближается к концу срока годности. Заказ поставщику составляется по привычке, а по каждому филиалу в сети картина своя.
Агент подключается к учёту и помогает увидеть картину целиком:
- показывает позиции, остаток которых близок к минимальному, и готовит список для заказа
- выделяет партии с приближающимся сроком годности для проверки ответственным
- сравнивает остатки между филиалами и подсказывает, откуда можно перебросить товар
- готовит черновик письма поставщику с перечнем позиций и количеств
- собирает для руководителя сети сводку по движению товара и просроченным поставкам
02Как проходит цикл заказа поставщику
Сбор остатков
Агент читает остатки и продажи из 1С по каждой точке. Права доступа задаёт ваш специалист, запись данных в систему на этом шаге не происходит.
Расчёт потребности
По вашим правилам, например минимальному запасу и частоте поставок, агент предлагает перечень позиций. Заведующий корректирует его с учётом сезона и акций.
Черновик заказа
На основе утверждённого перечня агент подготавливает заказ по шаблону поставщика. Менеджер по закупкам проверяет цены и отправляет.
Приёмка и сверка
Когда пришла накладная, агент сверяет её с заказом и показывает расхождения. Окончательное решение по претензии принимает ответственный сотрудник.
03Сроки годности под контролем людей
Контроль сроков годности относится к зоне ответственности провизора и заведующего, и мы не перекладываем её на агента. Но помощь здесь ощутима: агент ежедневно собирает список партий, у которых срок подходит к концу, и напоминает ответственному. Решение, что делать с каждой позицией, остаётся за человеком. Вопросы правил хранения и реализации уточняйте у специалиста по качеству.
| Участок | Что готовит агент | Решает человек |
|---|---|---|
| Минимальные остатки | Список позиций для заказа | Заведующий аптекой |
| Сроки годности | Перечень партий к проверке | Ответственный за качество |
| Заказ поставщику | Черновик по шаблону | Менеджер по закупкам |
| Передача между точками | Предложение по перемещению | Руководитель сети |
04Недельный заказ в аптеке до и после запуска
Остатки сверяют вручную, перелистывая отчёты из 1С
Агент собирает остатки и показывает позиции на исходе
Заказ составляют по памяти и привычкам заведующего
Агент предлагает перечень для заказа по вашим правилам, заведующий корректирует
Сроки годности проверяют при обходе полок
Агент ежедневно присылает список партий к проверке по срокам
Перемещение между точками обсуждают по телефону
Агент подсказывает, где есть излишки, руководитель решает о перемещении
Расхождения в накладной обнаруживают уже после приёмки
Агент сверяет накладную с заказом и показывает расхождения
05Особенности аптечного бизнеса в Беларуси
Аптечный бизнес в Беларуси регулируется отдельными правилами, поэтому мы не предлагаем решений, которые затрагивают лицензируемую деятельность. Работа идёт в рамках 1С, таблиц Excel и почты. Платформа ставится на сервер компании, документы и накладные с УНП контрагента готовятся как черновики для бухгалтера. Правовые и налоговые вопросы уточняйте у юриста или бухгалтера.
Подходит ли решение одной аптеке без сети?
Да. Для одной точки полезны контроль остатков, напоминания по срокам и подготовка заказов. Объём работ и формат определяем после знакомства.
Агент видит данные о покупателях?
Только те данные, которые вы открыли служебному пользователю. Если для работы персональные данные покупателей не нужны, мы к ним доступ не открываем.
Нужна ли интеграция с кассой?
Не обязательно. Для расчёта заказа достаточно остатков и продаж из учётной системы. Подключение других источников обсуждаем на аудите.
Расскажите, как сейчас составляются заказы в вашей аптеке или сети, и мы предложим пилот на одном участке.
Получить консультацию