01Первый месяц сотрудника: вопросы без ответа
Новичок приходит в компанию и сразу сталкивается с множеством мелочей: как оформить командировку, к кому обратиться по доступам, где лежат шаблоны, как выглядит принятый в компании договор. Спрашивать коллег неловко, а те отвлекаются от работы. Инструкции при этом существуют, но разбросаны по папкам и чатам.
Кадровик тем временем собирает документы, следит за сроками испытательных периодов, отпусков и медосмотров и напоминает руководителям. Всё это ложится на одного человека и держится на таблице.
02Агент как справочное окно для сотрудников
Мы собираем инструкции, регламенты и ответы на частые вопросы в базу знаний компании. Затем сотрудник спрашивает агента в Telegram или голосом, а тот отвечает по вашим документам и указывает источник. Что сможет делать помощник:
- отвечать новичкам на вопросы о порядке работы и внутренних правилах
- подсказывать, какие документы нужны для отпуска, командировки или справки
- готовить план адаптации на первую неделю по должности сотрудника
- напоминать руководителю о промежуточных встречах и итогах испытательного срока
- собирать для кадровика список документов, которых не хватает в личном деле
03Как мы строим работу над кадровой темой
Собираем материалы
Берём действующие инструкции, шаблоны, приказы и переписку, по которым сотрудники привыкли искать ответы. Устаревшее убираем вместе с вами.
Определяем доступы
Решаем, кто какие вопросы может задавать: общие правила доступны всем, а личные данные сотрудников видит только кадровая служба.
Запускаем для новичков
Первым пользователем становится небольшая группа новых сотрудников. Мы смотрим, какие вопросы остались без ответа, и дополняем базу.
Подключаем напоминания
Настраиваем календарь и сообщения: сроки испытательных периодов, отпусков, обязательных проверок и ознакомления с инструкциями.
04Личные данные сотрудников и пределы агента
Кадровые сведения чувствительны, поэтому доступы мы ограничиваем жёстко. Агент видит только то, что разрешено его роли, а все его действия попадают в журнал. Платформа устанавливается на сервер вашей компании, и данные остаются у вас; если для агента выбрана внешняя нейросеть, часть текста запросов обрабатывается вне сервера, и мы объясняем это заранее. Для вопросов обработки персональных данных платформа помогает выстроить работу по Закону № 99-З, а детали следует уточнить у юриста.
Кадровые документы агент только готовит: черновик приказа, заявления или трудового договора проверяет и подписывает специалист по кадрам. Решения о приёме, прекращении договора и оплате остаются за людьми. Нормы трудового права в Беларуси стоит уточнять у юриста компании.
Что если инструкции устарели?
Мы просматриваем их вместе с вами при подготовке базы знаний. После запуска ответственный сотрудник правит материалы, а агент использует обновлённый текст и показывает, на какой документ опирается.
Можно ли обучать новичков по должностям?
Да. Для каждой должности записывается свой набор инструкций и план адаптации. Агент подбирает материалы по должности и подразделению сотрудника.
Нужно ли кадровой службе осваивать новую систему?
Нет. Агент работает в привычных системах: почте, таблицах, 1С, календаре и Telegram. Кадровик ставит задачи обычными словами и проверяет результат.
Расскажите, какие вопросы чаще всего задают ваши новички, и мы предложим, как собрать из них базу знаний.
Получить консультацию