01Где на складе работа превращается в бумагу
Кладовщик и начальник склада проводят часть смены не с товаром, а с документами и сообщениями. Поставщик пишет, что машина задерживается, менеджер просит срочно отгрузить заказ, бухгалтер уточняет расхождение по накладной. Каждое обращение нужно сверить с 1С, найти нужную позицию и ответить.
Агент подключается к учётной системе и почте и помогает в тех операциях, где много поиска и переписывания:
- сверяет приходную накладную с заказом поставщика и показывает расхождения по количеству
- отвечает на вопрос менеджера, есть ли позиция на остатке и в какой ячейке
- готовит черновики писем поставщикам о недопоставке или браке
- собирает ежедневную сводку: что принято, что отгружено, что висит
- напоминает о заказах, которые пора комплектовать
02Операции склада и участие агента
Приёмка товара
Агент сравнивает накладную, заказ и акт приёмки, выделяет недостачу и пересортицу и готовит черновик претензии. Кладовщик проверяет фактическое количество и подтверждает.
Размещение
По правилам вашего склада агент подсказывает ячейку для новой партии, учитывая оборачиваемость и габариты. Движение товара в системе фиксирует сотрудник.
Комплектация и отгрузка
Агент собирает задание на комплектацию из заказов и напоминает о срочных. Документы на отгрузку, включая электронные ТТН, готовятся как черновики для бухгалтера.
Инвентаризация
Агент показывает позиции с частыми расхождениями и готовит сличительную ведомость для проверки. Что списывать и как, решает комиссия.
03Голосом и в Telegram, когда руки заняты
На складе не всегда удобно сидеть за компьютером. С агентом можно говорить голосом или писать ему в Telegram: спросить остаток, продиктовать замечание по приёмке, попросить напомнить о машине. Записи расшифровываются, а из них выделяются задачи, поэтому договорённость не остаётся только в устной форме.
| Ситуация | Что подготовит агент | Кто решает |
|---|---|---|
| Недопоставка от поставщика | Список расхождений и черновик письма | Начальник склада |
| Срочный заказ | Сводка остатков и задание на комплектацию | Менеджер и кладовщик |
| Просроченная партия | Список позиций с ограниченным сроком | Ответственный за качество |
| Счёт-фактура и ЭТТН | Черновик с реквизитами и УНП контрагента | Бухгалтер |
04Приёмка партии до и после помощника
Накладную сверяют с заказом глазами, перелистывая бумаги
Агент сверяет накладную с заказом и показывает расхождения заранее
Недостачу фиксируют в блокноте и сообщают поставщику по телефону
Агент готовит черновик претензии поставщику, начальник склада отправляет
Место для партии выбирают по памяти кладовщика
Агент предлагает ячейку по правилам склада, кладовщик подтверждает
Приход проводят в 1С в конце смены, пачкой
Кладовщик диктует итоги приёмки, агент готовит запись для проведения
Начальник склада узнаёт о задержках из чатов
Начальник склада получает утреннюю сводку с задержками и срочными заказами
05Склад в Беларуси: свои документы и пересечения с таможней
Многие белорусские склады работают с импортом и транзитом, поэтому рядом с обычными накладными появляются таможенные документы и сертификаты. Агент не принимает решений по декларированию, но помогает собрать комплект сведений и найти недостающее. Вопросы ВЭД и таможенного оформления уточняйте у специалиста по ВЭД или у юриста.
Нужны ли сканеры и новое оборудование?
Для начала нет. Агент работает с теми данными, которые уже есть в 1С, почте и таблицах. Если у вас есть сканеры и терминалы, подключение обсуждаем отдельно после аудита.
Агент видит весь склад целиком?
Только то, что разрешено его служебной учётной записи в 1С. Доступы задаёт ваш специалист, и в любой момент их можно расширить или сузить.
Что с обучением кладовщиков?
Показываем на ваших задачах, как спросить остаток, продиктовать замечание и проверить черновик. Обучение короткое и проходит на вашем складе или удалённо.
Назовите участок склада, где больше всего ручной переписи и звонков, и мы подскажем, как начать пилот.
Договориться о встрече